【适用情况】

最近协助组织学术会议，需要群发邀请函，既有寄出的信件，也有电子邮件。因为参会人员较多（近百位），这时候挨个填写邀请函，地址和发邮件（每个邮件地址附一个针对收件人的邀请函），如果人工复制黏贴，需要建立100多个文档，100多个邮件，打印100多分邀请函和报到函，于是这时候就该用word的【邮件合并功能】，自动生成“格式相同但是内容稍微有些差别的文档和邮件”。

【步骤】

1、建立联系人excel列表，把每个“元素”：都拆细，例如姓名（若需要单独用到姓，例如“陈先生”，则还要把姓和名各自放一列），单位，职务，称呼，邮箱地址（一格只放一个），地址，邮编等。这是一切数据的来源，可用来生成任何格式的文档。

2、建立邀请信word文档，和之前的excel放在同一个文件夹里。调整好格式等。如需打印信封，也一样制作一个word文档。

3、邮件合并功能。

（1）选择形式，是信函，还是电子邮件。

（2）选择收件人，“使用现有的表”，选择刚才做好的excel。

（3）编辑收件人列表，选择要插入的联系人，若是全部都要使用，就略过这一步。

（4）插入域。在需要插入“内容”，例如姓名的地方点击“插入合并域”，选择插入“姓名”，这时在word文档出现姓名类似的标志。

（5）预览结果。点击预览结果后，可以看到被替换成excel里的第一个姓名，在预览结果的菜单栏那里有箭头，可以前后地查看结果。

（6）完成合并。选择发送批量电子邮件，或者批量打印。甚至可以保存成一个一个独立的文档。

4、高级功能。如果安装了acrobat（不是reader），就有一个合并到pdf的按钮。对于发送不可编辑的文档，最好是存成pdf，防止浏览的时候出错或者对方打不开高版本的word。例如这次我要发给许多港澳人士，邀请函转成繁体字，但是有时word会在对方电脑上显示出错，所以我都用pdf批量发送电子邮件。

【总结】

1、excel做数据库——2、word做模版——3、数据用“邮件合并”插入word、——4、批量生成所需的文件。

附图：在2010里很直观方便，按从左往右的图标一步一步做就好了。